Cách mạng số đang phát triển mạnh mẽ, xu hướng làm việc từ xa cũng ngày càng lan rộng, Microsoft Teams ngày càng thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp. Với khả năng cải thiện hiệu suất làm việc, cung cấp các công cụ cho việc tổ chức cuộc họp trực tuyến và chia sẻ tài liệu trực tuyến.
Đâu là những điểm nổi bật và hạn chế của Teams? Cách tạo cuộc họp trên Microsoft Teams có đòi hỏi chi phí và cần thực hiện những bước gì? Ngoài ra, có những phần mềm nào có thể hỗ trợ cho Teams? Hãy theo dõi bài viết của Bảo hành trực tuyến nhé!
Contents
Giới thiệu chung về Microsoft Team
Định nghĩa
Microsoft Teams (gọi tắt là Teams) – một ứng dụng quen thuộc, được ra mắt vào tháng 3/2017. Tích hợp trong bộ Office 365 và tương thích với các ứng dụng khác của Microsoft. Với khả năng truy cập trên nhiều nền tảng như máy tính, điện thoại di động và trình duyệt web.Teams đã trở thành một ứng dụng thành công của Microsoft với hơn 500 nghìn doanh nghiệp đang sử dụng. Người dùng có thể tạo và quản lý các nhóm làm việc, thực hiện các cuộc họp trực tuyến, gửi tin nhắn và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng.
Có thể nói, Microsoft Teams tương tự như một ứng dụng “all-in-one” với khả năng tổng hợp dữ liệu của nhóm làm việc vào một nơi duy nhất và ưu tiên cập nhật những thông tin được tương tác gần nhất tới người dùng.
Microsoft Teams được tổ chức thành ba cấp độ cấu trúc:
- Nhóm (Team): Nhóm bao gồm tất cả những người muốn cộng tác với nhau, như thành viên trong cùng một bộ phận, dự án, hoặc toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
- Kênh (Channel): Kênh là nơi trao đổi giữa các thành viên trong Nhóm: chat, video call, tổ chức cuộc họp, chia sẻ tệp tin và cộng tác với tất cả mọi người trong Kênh.
- Tab: Tab giúp người dùng điều hướng qua các nội dung trong Kênh. Có 3 tab mặc định: Trò chuyện (lưu trữ tin nhắn với một người trong Kênh), Tệp (lưu trữ tất cả tài liệu được chia sẻ với mọi người trong Kênh) và Wiki (trình soạn thảo văn bản thông minh). Người dùng cũng có thể thêm các tab tùy chỉnh theo sở thích cá nhân.
Chi phí khi sử dụng Microsoft Team
Teams thường được bán kèm trong gói Office 365. Tuy nhiên, người dùng vẫn có thể tải về bản miễn phí với các tính năng bị giới hạn.
Cụ thể, phần mềm Teams được tích hợp sẵn trong các gói Business Essentials ($2.50/người dùng/tháng), Business Premium ($10.00/người dùng/tháng), E1 ($8.00/người dùng/tháng), E3 ($20.00/người dùng/tháng) và E5 ($35.00/người dùng/tháng).
Riêng với gói Office 365 Business không tích hợp sẵn, người dùng sẽ phải trả thêm $5.00/ tháng nếu muốn sử dụng Teams.
Tham khảo chi tiết bảng so sánh các gói của Office 365 dành cho doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn.
Ưu điểm và hạn chế của ứng dụng Microsoft Teams
Ưu điểm
- Không mất thêm chi phí khi đang sử dụng Office 365
Việc sử dụng phần mềm Microsoft Teams sẽ không mất thêm khoản phí nào nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng bản quyền Office 365 (ngoại trừ gói Office 365 Business). Nếu bạn không cần những tính năng nâng cao, phiên bản miễn phí của Teams có thể là một lựa chọn tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của bạn.
- Họp trực tuyến, gọi điện và chat ở mọi lúc mọi nơi
Đây là một trong những thế mạnh của Microsoft Teams. Quy mô cuộc họp có thể linh hoạt từ 2 người đến 10 người,… và lên đến 150 người. Toàn bộ quá trình họp được tự động hóa, từ lập lịch, ghi chú cuộc họp cho đến chia sẻ màn hình, ghi âm nội dung và trò chuyện. Đáng chú ý, Teams cho phép tối đa 10.000 người tham gia cùng một lúc nếu có 15 Sự kiện trực tiếp diễn ra đồng thời.
Teams kết hợp 2 gói dịch vụ là Direct Routing và Calling Plan. Cho phép một số điện thoại kết nối với Teams qua mạng di động hoặc sử dụng thuê bao Teams chính thức. Tại Việt Nam, nếu muốn sử dụng Direct Routing, doanh nghiệp cần đầu tư một khoản chi phí khá cao để sử dụng hệ thống SBCs (Session Border Controllers) và kết hợp với tổng đài ảo sử dụng đầu số PSTN.
Ngoài ra, hệ thống gọi điện của Teams còn có các tính năng thú vị khác như chuyển tiếp tư vấn, nhạc chờ, tạm dừng cuộc gọi và gửi thư thoại, cùng với tổng đài tự động trên đám mây và tiếp viên trực điện thoại ảo.
- Dữ liệu được tập hợp về một nơi duy nhất để tập trung làm việc
Microsoft Teams chia thông tin thành các kênh riêng biệt. Mỗi người chỉ nhìn thấy các tài nguyên liên quan, bao gồm tin nhắn, tài liệu và yêu cầu họp. Khả năng tích hợp với các ứng dụng khác trong bộ Office 365, như Word, Excel,… thông qua các tab. Nhờ đó, nhân viên không cần rời khỏi ứng dụng Teams mà vẫn có thể tiếp tục công việc của mình.
Tất cả dữ liệu được đồng bộ ngay lập tức lên nền tảng đám mây của Microsoft, đảm bảo tính liên tục và sẵn sàng truy cập từ mọi thiết bị.
- Cộng tác dễ dàng hơn với hàng trăm ứng dụng tích hợp
Trong Microsoft Teams Hub App Store, có hơn 400 ứng dụng tích hợp và trình kết nối khác có sẵn. Nhân viên của bạn có thể chọn những công cụ cần thiết để tích hợp vào Teams, tạo ra một hub làm việc nhóm đa dạng.
Dưới đây là một số ví dụ về các ứng dụng phổ biến:
- Wrike for Teams: Ứng dụng miễn phí giúp quản lý dự án.
- Lucidchart for Teams: Ứng dụng miễn phí để vẽ flowchart và lưu đồ quy trình.
- Workstream.ai: Ứng dụng giúp quản lý công việc theo định hướng kết quả.
- Remind: Ứng dụng giúp nhắc việc.
- SurveyMonkey: Ứng dụng giúp thực hiện khảo sát nội bộ.
Ngoài ra, còn có các ứng dụng có phí như MeisterTask để quản lý công việc, Smartsheets for Teams để hỗ trợ cộng tác, và chữ ký điện tử Signnow.
- Khả năng bảo mật dữ liệu cao
Microsoft Teams cung cấp tính năng mã hóa dữ liệu, tin nhắn và tệp tin khi được chia sẻ giữa người dùng. Hệ thống cũng áp dụng tính năng xác thực hai lớp để đảm bảo chỉ nội bộ mới có thể truy cập vào tài khoản.
Hơn nữa, bạn cũng có khả năng kiểm soát và hạn chế các tính năng mà từng nhân viên có thể sử dụng trong ứng dụng. Điều này cho phép bạn giới hạn và kiểm soát nội dung và tài liệu không phù hợp trong môi trường làm việc.
Hạn chế
- Số lượng kênh bị giới hạn
Microsoft Teams giới hạn tối đa 100 kênh cho mỗi nhóm. Nếu nhóm lớn đã đạt đến giới hạn này, bạn sẽ không thể tạo thêm kênh mới hoặc sẽ phải xóa bỏ một số kênh hiện có. Mặc dù các tệp được chia sẻ vẫn được lưu trữ trong trang SharePoint dưới dạng bản sao lưu, nhưng điều này có thể gây bất tiện.
- Cách sắp xếp các tệp chia sẻ đòi hỏi phải quy hoạch chặt chẽ ngay từ đầu
Tất cả dữ liệu được tải lên trong cuộc trò chuyện trong Microsoft Teams được tổ chức trong một trang tài liệu chung trên SharePoint để quản lý. Việc tìm kiếm và sắp xếp trở nên tiện lợi nếu Admin hoặc Owner đã thiết kế một cấu trúc chặt chẽ cho phần này ngay từ đầu.
Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, nhân viên thường muốn đưa nhiều tệp dữ liệu vào các thư mục phụ chi tiết hơn để dễ dàng tìm kiếm khi cần. Khi số lượng thành viên và số lượng tài liệu chia sẻ tăng lên, việc tùy chỉnh cấu trúc thư mục tài liệu trở nên càng quan trọng.
- Cài đặt phân quyền bị hạn chế
Cài đặt phân quyền trong Microsoft Teams được thiết kế đơn giản và tiết kiệm thời gian, nhưng không tối ưu cho việc sử dụng lâu dài, và có thể mang lại những rủi ro tiềm ẩn.
Khi một thành viên tham gia vào một nhóm, họ có quyền truy cập vào tất cả các kênh và tài liệu trong nhóm, bao gồm cả sổ ghi chú OneNote. Tuy nhiên, trong môi trường làm việc, doanh nghiệp thường cần phân tách một số tài liệu đặc biệt và chỉ chia sẻ với một số người cụ thể ở các cấp độ truy cập nhất định (xem, nhận xét, chỉnh sửa, v.v.). Vì ứng dụng Teams không hỗ trợ chức năng này nên bạn sẽ phải tìm cách khác để đáp ứng yêu cầu này.
- Không cung cấp quyền hạn và cái nhìn tổng quan cho nhà quản trị
Sự khác biệt giữa quản trị viên và nhân viên cấp dưới là khả năng “kiểm soát và hạn chế tính năng”. Bạn không có khả năng gán phân quyền cho cấp thành viên và không biết cách quản lý công việc của nhân viên một cách chính xác và đầy đủ.
Bạn có thể giao việc cho nhân viên thông qua tin nhắn, nhưng điều này yêu cầu cả hai bên phải tự ghi nhớ thông tin đó (vì hệ thống không tự động tổng hợp vào một nơi). Khi muốn kiểm tra kết quả, bạn phải gửi lại tin nhắn hỏi nhân viên. Do đó đến cuối kỳ đánh giá hiệu suất làm việc, khi mọi dữ liệu đã lâu trôi đi, bạn không có cơ sở để đánh giá. Cách giao việc thủ công này giống như các ứng dụng trò chuyện, chỉ có tính tạm thời và không liên tục.
Do đó, có hai điều mà bạn có thể kỳ vọng hơn từ phần mềm MS Teams là không gian quản lý công việc riêng biệt với các cuộc trò chuyện khác, và dữ liệu thống kê tự động giúp bạn theo dõi tổng thể, đưa ra quyết định chính xác và điều chỉnh chiến lược kịp thời.
Tổng kết
Tóm lại, Microsoft Teams là một phần mềm tuyệt vời tập trung vào việc hỗ trợ cộng tác nhóm và đặc biệt phù hợp cho doanh nghiệp sử dụng bộ giải pháp Office 365. Bạn có thể xem xét sử dụng công cụ này để hỗ trợ công việc của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp của bạn.
Hãy liên hệ ngay với Bảo hành trực tuyến (BHTT) để được hỗ trợ nhanh nhất.
Trụ Sở: 190C Huỳnh Văn Bánh, phường 11, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Văn phòng Hà Nội: Toà nhà Handiresco Complex, Số 31 Lê Văn Lương, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội
Hotline: 0979.094.614
Email: info@baohanhtructuyen.com
