Contents
Quầy lễ tân ảo
Virtual Front Desk (VFD) là một tính năng cho phép thiết bị hoạt động như một người lễ tân ảo. VFD cho phép các chuyên gia tối ưu hoá hoạt động lễ tân: chào đón và tương tác với khách hàng, khách hàng hoặc bệnh nhân, cho dù họ ở trên cơ sở hoặc từ xa. Từ đó tăng năng suất, tiết kiệm chi phí và tạo ấn tượng lâu dài. Tuy nhiên, bạn cần có một giấy phép Thiết bị Chia sẻ Microsoft Teams để sử dụng VFD.
Cài đặt Virtual Front Desk
Khi bạn đăng nhập vào Neat Frame với một tài khoản đã được gán giấy phép Microsoft Teams Shared, Frame sẽ mặc định hiển thị giao diện hot desk của Teams. Để thay đổi giao diện thành Teams Virtual Front Desk, làm theo các bước sau đây.
Thiết lập quầy lễ tân ảo
Thông tin thêm
Tùy chọn liên hệ được định cấu hình
Cấu hình liên hệ xác định nơi cuộc gọi sẽ đến khi nút VFD được nhấn. Cách thiết lập đơn giản nhất (và một thiết lập hữu ích để đảm bảo việc cài đặt ban đầu hoạt động) là chỉ định một người dùng Teams cá nhân để hoạt động như một nhân viên ảo, vì vậy khi nút được nhấn, người dùng đó sẽ nhận cuộc gọi. Có tổng cộng ba tùy chọn liên hệ:
- Một người dùng Teams duy nhất – cuộc gọi sẽ chỉ được chuyển đến người dùng này.
- Tài khoản tài nguyên được gán cho hàng đợi cuộc gọi MSFT Teams – hàng đợi cuộc gọi có thể chuyển hướng cuộc gọi đến nhiều người dùng Teams có khả năng thoại.
- Tài khoản tài nguyên được gán cho tự động viên MSFT Teams – tự động viên sẽ cung cấp tùy chọn cây menu (ví dụ: chọn 1 cho tiếp tân, 2 cho bộ phận hỗ trợ, v.v.) và sau đó có thể chuyển hướng đến người dùng thoại Teams hoặc hàng đợi cuộc gọi.
Chuẩn bị người dùng cho hàng đợi cuộc gọi (hoặc hệ thống trả lời tự động)
Trong các tình huống cần nhiều nhân viên từ xa, cần sử dụng hàng đợi cuộc gọi. Hàng đợi cuộc gọi là một yếu tố định tuyến âm thanh Teams và yêu cầu cài đặt cụ thể của hàng đợi cuộc gọi và cấp phép cho người dùng trong hàng đợi.
Cụ thể, tất cả người dùng được thêm vào hàng đợi cuộc gọi sẽ cần được thiết lập như các người dùng thoại Teams với một số điện thoại PSTN được gán. Có nhiều cách để cài đặt âm thanh Teams cho người dùng, tuy nhiên, đề xuất đơn giản nhất của chúng tôi cho các tổ chức hiện không có cấu hình âm thanh Teams là thêm giấy phép Teams Phone với Calling Plan cho người dùng trong hàng đợi cuộc gọi. Sau khi đã gán giấy phép, số điện thoại sẽ cần được thuê và gán cho những người dùng này.
Thiết lập hàng đợi cuộc gọi Teams
Sau khi chuẩn bị người dùng cho hàng đợi cuộc gọi, hàng đợi cuộc gọi có thể được thiết lập để sử dụng với Neat Frame trong chế độ Teams Virtual Front Desk. Tài khoản tài nguyên được gán cho hàng đợi cuộc gọi này sẽ cần được thêm vào phần Cài đặt liên hệ đã được cấu hình của VFD. Không cần gán một số điện thoại cho tài khoản tài nguyên hàng đợi cuộc gọi.
Thông tin về hệ thống trả lời tự động bằng giọng nói
Nếu bạn muốn cung cấp nhiều tùy chọn cho người dùng tương tác với Virtual Front Desk, thì việc sử dụng Teams Auto Attendant được đề xuất. Trong các tình huống sử dụng Auto Attendant, sau khi nhấn nút VFD để khởi tạo cuộc gọi, người dùng sẽ được hiển thị các tùy chọn menu như: nhấn 1 để liên hệ với tiếp tân, nhấn 2 để được hỗ trợ khách hàng, v.v.
Trên Neat Frame, bàn phím số sẽ cần được hiển thị để thực hiện lựa chọn này. Các đích đến cho các lựa chọn số này có thể là một người dùng cá nhân, một hàng đợi cuộc gọi, một tự động viên và v.v. Tài khoản tài nguyên được gán cho tự động viên này sẽ cần được thêm vào phần Cài đặt liên hệ đã được cấu hình của VFD. Bạn sẽ không cần phải gán một số điện thoại cho tài khoản tài nguyên Auto Attendant.
