Họp trực tuyến trong các tổ chức Chính phủ và Phi chính phủ

Các cuộc họp được diễn ra hằng ngày trong mọi tổ chức, giúp trao đổi thông tin và định hướng chiến lược. Tuy nhiên, với việc di chuyển và thời gian bận rộn, cuộc họp trực tiếp thường rất khó khăn. May mắn thay, chúng ta có thể tổ chức các cuộc họp trực tuyến hiệu quả hơn nhờ các thiết bị họp chuyên dụng đặc biệt.

Các thiết bị họp được sử dụng phổ biến:

Sau đây là một vài thiết bị thông dụng ở các cuộc họp trực tuyến:

Máy tính xách tay: Đầu tiên không thể kể đến đó chính là máy tính xách tay bởi sự tiện lợi và đa năng của nó, tuy nhiên độ bảo mật của máy tính xách tay có thể bị các tin tặc, hacker tinh vi tấn công chủ ý.

Máy chiếu: Để tổ chức một cuộc họp quy mô thì không thể không kể đến máy chiếu. Nó giúp phóng to hình ảnh và dễ dàng chia sẻ nội dung, trình bày khi họp hơn. Tuy nhiên bất cập ở chỗ là bạn cần có một chiếc máy tính để có thể kết nối và truyền dữ liệu từ máy tính đến máy chiếu.

Camera toàn cảnh: Giúp ghi lại được tất cả mọi người trong phạm vi trường quay, cho phép ghi lại toàn bộ quá trình hoạt động của tất cả mọi người tham gia. Điều này rất quan trọng để theo dõi tiến trình của buổi họp. Camera toàn cảnh cần phải đảm bảo kết nối ổn định và camera phải có chất lượng cao.

Micro và loa: Đây chắc chắn là những “bộ phận” không thể thiếu, không chỉ trong các cuộc họp truyền thống, mà còn trong cả các buổi họp trực tuyến. Âm thanh đóng vai trò lớn trong việc truyền tải nội dung trong lúc hội họp, nên phần này được đầu tư kỹ càng.

Màn hình lớn (Bổ sung): Màn hình lớn khác với màn chiếu bởi vì nó mang lại chất lượng hình ảnh tốt hơn, và nếu đầu tư thêm màn hình có cảm ứng thì sẽ giúp cho việc tương tác, trao đổi thông tin trở nên thuận tiện hơn.

Đối với các tổ chức, các thiết bị thông dụng khi họp bao gồm: laptop, máy chiếu, camera, micro và loa… Tuy nhiên để đạt hiệu quả cao và tốt hơn, bạn cần thiết bị họp chuyên dụng hơn, do cách lắp đặt, sử dụng sẽ dễ dàng hơn. Ngoài ra khi sử dụng thiết bị họp chuyên dụng, độ bảo mật của bạn sẽ tốt hơn

Các buổi họp Tổ chức Chính phủ khác gì các cuộc họp trực tuyến thông thường ?

Có một số điểm khác biệt chính giữa cuộc họp trực tuyến trong tổ chức chính phủ và cuộc họp trực tuyến thông thường:

• Yêu cầu bảo mật cao hơn: Thông tin trao đổi trong các cuộc họp của tổ chức chính phủ thường là các thông tin mật hoặc nhạy cảm. Do đó, các thiết bị họp trực tuyến phải đảm bảo mức độ bảo mật cao, với các tính năng như mã hóa dữ liệu từ đầu đến cuối, xác thực người dùng đa yếu tố…

• Yêu cầu tính ổn định cao hơn: Các cuộc họp của tổ chức chính phủ thường quan trọng và cần thiết phải diễn ra theo lịch trình. Theo đó, yêu cầu về độ ổn định và khả năng phục hồi nhanh của các thiết bị họp trực tuyến là cao hơn.

• Có thể có yêu cầu kỹ thuật chuyên dụng: Một số cơ quan chính phủ có thể yêu cầu sử dụng các thiết bị họp trực tuyến có tiêu chuẩn chính phủ hoặc được phép sử dụng chính thức để đảm bảo an toàn thông tin.

• Yêu cầu ghi âm, lưu trữ và truy xuất thông tin nghiêm ngặt hơn: Các cuộc họp của tổ chức chính phủ thường đòi hỏi phải có hệ thống ghi âm, lưu trữ và quản trị thông tin nghiêm ngặt tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn thông tin cao hơn.

Theo các tiêu chuẩn trên, thiết bị họp trực tuyến cho tổ chức chính phủ thường phải đảm bảo các yếu tố bảo mật, ổn định, tin cậy ở mức độ cao hơn so với thiết bị họp trực tuyến thông thường.

Khuyến nghị lựa chọn thiết bị họp cho tổ chức

Chính phủ:

1. Do yêu cầu về bảo mật, ổn định và tin cậy cao hơn nên việc lựa chọn thiết bị họp trực tuyến cho các tổ chức chính phủ cần tuân thủ các tiêu chuẩn chính phủ. Các thiết bị nên được phép sử dụng chính thức bởi các cơ quan nhà nước.
2. Các thiết bị họp trực tuyến chuẩn chính phủ thường có trang bị đầy đủ hơn như camera toàn cảnh, tính năng mã hóa dữ liệu từ đầu đến cuối, hệ thống lưu trữ thông tin tin cậy và bảo mật. Chất lượng hình ảnh, âm thanh cũng được đảm bảo tốt hơn.
3. Thiết bị họp trực tuyến chuẩn chính phủ có giá thành cao hơn so với những sản phẩm phổ thông nhưng phù hợp với yêu cầu nghiêm ngặt của tổ chức chính phủ.

Tổ chức phi Chính phủ:

1. Không yêu cầu nghiêm ngặt về tiêu chuẩn như tổ chức chính phủ, việc lựa chọn thiết bị họp trực tuyến có thể linh hoạt và tiết kiệm hơn.
2. Thiết bị cơ bản hơn, không cần trang bị đầy đủ như camera toàn cảnh mà chỉ cần đảm bảo kết nối ổn định là đủ.
3. Chi phí mua sắm và vận hành thấp hơn so với thiết bị chuẩn chính phủ nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu tối thiểu của tổ chức.

Thiết bị họp trực tuyến ‘All-in-One’ chuyên dụng – NEAT

Các thiết bị họp trực tuyến Neat toàn diện, đa năng

Camera toàn cảnh: Ghi lại tất cả người tham dự trong cuộc họp.

AI giảm tiếng ồn và làm rõ giọng nói: Giúp nội dung cuộc họp trở nên rõ ràng và trung thực hơn.

Kết nối nhanh chóng: Chỉ cần một cú nhấp chuột là có thể kết nối với tất cả mọi người.

Điều khiển toàn cảnh: Trình điều khiển kỹ thuật tích hợp giúp dễ dàng chuyển đổi giữa các thành phần trong cuộc họp.

Ưu điểm nổi bật của các thiết bị Neat

Dễ sử dụng: Chỉ cần cắm và sử dụng, không cần phần mềm hoặc thiết bị phụ thêm.

Tiết kiệm thời gian: Không cần thiết đầu chuẩn bị phức tạp.

Ổn định: Có thể phục vụ tốt cả cuộc họp ngắn hoặc dài.

Tiết kiệm chi phí: Các thiết bị Neat được trang bị sẵn Loa – Camera – Micro trên cùng 1 thiết bị nên sẽ giúp tiết kiếm hơn rất nhiều

Nhờ các tính năng này, Neat rất phù hợp với cả hai loại tổ chức chính phủ và phi chính phủ.

Cuối cùng, bất kể sử dụng thiết bị nào, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý tốt cuộc họp là then chốt để đạt được mục tiêu đề ra. Các tổ chức cần thường xuyên đánh giá lại hiệu quả và cải tiến liên tục để nâng cao trải nghiệm họp trực tuyến.

Công Ty Cổ Phần Bảo Hành Trực Tuyến – BHTT 

Nhà phân phối chính thức thiết bị Neat tại Việt Nam

Địa chỉ: 190C Huỳnh Văn Bánh, Phường 11, Phú Nhuận, Tp. Hồ Chí Minh

Website: https://baohanhtructuyen.com

Hotline: 0979.094.614

Email: info@baohanhtructuyen.com