UC – Truyền thông hợp nhất là gì? Lợi ích của UC dành cho Doanh Nghiệp

Giải pháp truyền thông hợp nhất – Unified Communications (UC) giúp tối ưu hóa giao tiếp doanh nghiệp và cung cấp tính linh hoạt cao hơn cho khách hàng và nhân viên. Trong bài viết UC – Truyền thông hợp nhất là gì? Lợi ích của UC dành cho Doanh Nghiệp, BHTT sẽ giúp bạn hiểu rõ giải pháp này, những tính năng, lợi ích, giá cả và các bước để thiết lập UC cho doanh nghiệp bạn. 

Truyền thông hợp nhất là gì

Truyền thông hợp nhất (UC – Unified Communications) là một phần mềm kết hợp tất cả những kênh giao tiếp và công cụ hợp tác của doanh nghiệp trên một nền tảng và giao diện duy nhất. Nền tảng truyền thông hợp nhất tích hợp gọi điện thoại, hội nghị truyền hình, gửi tin nhắn SMS doanh nghiệp, gửi tin nhắn trực tiếp, chia sẻ file, bảng trắng trực tuyến, phân tích, CRM, tạo ticket,…và nhiều thứ khác.

Đôi khi được gọi là truyền thông hợp nhất như là một dịch vụ (UCaaS), hệ thống UC cho phép người dùng chuyển đổi mượt mà giữa nhiều thiết bị và kênh giao tiếp trên một phiên làm việc, dẫn đến workflow mượt mà và tăng cường năng suất.

Hệ thống UC thường hỗ trợ tích hợp API cho phép khả năng tương tác với những phần mềm phổ biến như hệ thống CRM, nền tảng giao tiếp và ứng dụng Contact center.

2 loại hệ thống UC

Có 2 loại hệ thống UC chính: nền tảng UC trên cloud, và UC tại chỗ

Hệ thống UC đám mây – UCaaS

Hệ thống UC phổ biến hơn cả là nền tảng UC trên đám mây theo hình thức dịch vụ (UCaaS), được đặt từ xa ở một nhà cung cấp VoIP giúp quản lý máy chủ và duy trì các ứng dụng.

Với một hệ thống truyền thông hợp nhất, như là RingCentral hay Dailpad, người dùng có thể truy cập đa kênh và cộng tác trên một ứng dụng web. Loại UC này thường có trên cả desktop, trình duyệt hay di động, với các tính năng gọi điện, nhắn tin và tham dự các cuộc họp video. Những ứng dụng này hỗ trợ các admin hay agent đăng nhập, có thể quản lý trung tâm cuộc gọi thông qua phân tích và báo cáo thời gian thực.

Hầu hết UC trên nền tảng cloud cung cấp dịch vụ đăng ký theo tháng, với nhiều mức giá khác nhau tùy theo tính năng, linh hoạt theo nhu cầu của người dùng.

Hệ thống UC tại chỗ

Với hệ thống Truyền thông tại chỗ, công ty đặt và quản lý các thiết bị UC tại chỗ. Ví dụ thường thấy nhất về UC tại chỗ là hệ thống SIP, cho phép gọi VoIP thông qua kết nối internet và kết nối PSTN thông qua SBC.

Thường thì, việc duy trì phần cứng tại chỗ này đòi hỏi đội ngũ IT chuyên dụng, chịu trách nhiệm cập nhật và thêm tính năng mới khi cần thiết. Một số công ty thích sử dụng UC tại chỗ nếu họ đã đầu tư vào phần cứng cần thiết. Hơn nữa, loại UC cho phép các công ty sở hữu phần cứng giao tiếp của riêng mình, thanh toán theo nhu cầu sử dụng thay vì trả theo gói hàng tháng cho một hệ thống giao tiếp thống nhất trên đám mây.

Mặt trái của UC tại chỗ là việc duy trì phần cứng gây phiền toái. Khó khăn trong việc thêm tính năng, và các hệ thống này thường thiếu hầu hết các tính năng cộng tác tiên tiến mà dịch vụ UC đám mây cung cấp. UC cơ sở vẫn yêu cầu công ty trả tiền cho dịch vụ điện thoại và đa kênh, vì vậy thường sẽ là một lựa chọn đắt đỏ hơn so với UC đám mây.

Những tính năng UC thiết yếu

Dưới đây, chúng tôi sẽ đề cập đến những kênh giao tiếp và tính năng UC quan trọng nhất.

1. Gọi VoIP

Hệ thống điện thoại qua giao thức Internet (VoIP) cho phép người dùng UC thực hiện cuộc gọi điện qua Internet, thông qua máy tính, thiết bị di động hoặc phần cứng hỗ trợ VoIP. Bằng cách chuyển từ hệ thống điện thoại truyền thống sang VoIP, các công ty có thể giảm chi phí viễn thông hàng tháng hơn một nửa.

2. Video Conferencing – Hội nghị truyền hình

Với cuộc họp video trực tiếp, các nhóm UC có thể giao tiếp trực tiếp trên nhiều thiết bị, cộng tác qua bảng trắng và chia sẻ màn hình, lên lịch họp trước hoặc bắt đầu các cuộc họp ngẫu nhiên từ giao diện tin nhắn tức thì. Hầu hết các nền tảng UCaaS hỗ trợ hàng trăm người tham gia trực tiếp trong mỗi cuộc họp.

Xem thêm: Neat – Thiết bị hội nghị truyền hình All-in-one dành cho Zoom, MS Team và Google Meet

3. Nhắn tin và chat nhóm

Tính năng nhắn tin cho phép người dùng nhắn tin qua nhiều nền tảng, bao gồm nhắn tin trong ứng dụng, tin nhắn văn bản SMS và MMS, và tin nhắn trên các ứng dụng tích hợp như Slack hoặc WhatsApp. Người dùng có thể tạo kênh trò chuyện của nhóm và gửi tin nhắn 1:1 từ bảng điều khiển ứng dụng, tin nhắn sẽ được đồng bộ trên các ứng dụng tích hợp.

4. Các công cụ làm việc nhóm

Tính năng nhắn tin trong app và hội nghị video cung cấp nhiều công cụ cộng tác tích hợp sẵn, như chia sẻ và lưu trữ tệp tin, chỉnh sửa tài liệu cùng nhau, bảng trắng tương tác và khảo sát. Những công cụ này khiến UC trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm làm việc kết hợp hoặc làm việc từ xa.

5. Tích hợp

Giao tiếp thống nhất tích hợp CRM, hệ thống quản lý dự án và các app cộng tác trong bảng điều khiển UC.

Các tích hợp phổ biến bao gồm Google Workspace, Salesforce, HubSpot, Okta,… Những tích hợp này không thay thế mà giúp tăng cường tính năng cho hệ thống hiện có. Ví dụ, thông tin CRM của Salesforce cung cấp thông tin bổ sung cho danh sách liên hệ UC của bạn, giúp nhân viên có đầy đủ thông tin bối cảnh khách hàng trong cuộc gọi VoIP trực tiếp.

6. Phân tích và Báo cáo

Các nền tảng Unified Communications bao gồm phân tích và báo cáo thời gian thực và lịch sử về nhiều khía cạnh của hệ thống điện thoại của bạn. Những chỉ số này cung cấp thông tin về hoạt động hàng đợi, hiệu suấtnhân viên, việc sử dụng các kênh giao tiếp, chi tiết khách hàng, chất lượng cuộc gọi và nhiều hơn nữa.

Một số nền tảng UC cho phép bạn tạo bảng điều khiển phân tích riêng của mình, tổ chức các hiển thị, biểu đồ và đồ thị khác nhau.

7. Định tuyến và xếp hàng đa kênh

Hệ thống Unified Communications thường bao gồm chức năng định tuyến và xếp hàng tích hợp. Với tính năng này, nền tảng giao tiếp hợp nhất của công ty trở thành một hệ thống điện thoại doanh nghiệp hoặc trung tâm cuộc gọi.

Tạo menu IVR và IVA để khách hàng tự phục vụ định tuyến, triển khai hệ thống định tuyến thông minh như định tuyến dựa trên kỹ năng và phân loại nhân viên vào nhóm nhạc chuông để chia sẻ trách nhiệm cuộc gọi. Xếp hàng cuộc gọi cho phép bạn tạo hàng đợi chờ xếp hàng cho người gọi đang chờ để nói chuyện với nhân viên bận rộn.

8. Tự động hóa và Tự phục vụ

Các nền tảng UC tích hợp các công cụ tự động hóa và giúp khác hàng tự phục vụ bao gồm các tương tác trả lời tự động (IVR), các trợ lý ảo và bot trò chuyện, mà bạn có thể thiết lập và tùy chỉnh bằng cách sử dụng các công cụ thiết kế kéo và thả. Phần mềm UC cũng gồm tự động hóa quy trình làm việc, chẳng hạn như tự động chuyển tiếp cuộc gọi và cảnh báo tổng đài viên dựa trên các kích hoạt như thời gian chờ hàng đợi dài.

Lợi ích của UC

Dưới đây là một số lợi ích khi chuyển từ hệ thống PBX hoặc hệ thống chỉ dùng điện thoại trên cơ sở sang một hệ thống giao tiếp thống nhất:

• Khả năng mở rộng
• Những Tính năng, kênh và khả năng tiên tiến
• Tiết kiệm thời gian của bộ phận IT
• Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng phổ biến
• Hỗ trợ cho lực lượng lao động phân tán
• Tạo sự hiện diện toàn cầu cho doanh nghiệp
• Tiết kiệm chi phí
• Cải thiện giao tiếp và cộng tác
• Dịch vụ khách hàng tốt hơn

Khả năng mở rộng

Phần mềm Giao tiếp thống nhất (UC) giúp dễ dàng mở rộng hoặc thu nhỏ nền tảng giao tiếp kinh doanh theo nhu cầu, ngay cả khi cần gấp.

Khác với hệ thống PBX truyền thống trên phần cứng thường khó khăn, nhà cung cấp UCaaS quản lý nền tảng giao tiếp kinh doanh của bạn trên cloud thông qua gói đăng ký hàng tháng, bao gồm tất cả các kênh và tính năng. Doanh nghiệp có thể thêm và loại bỏ người dùng trong vài phút, và người dùng mới ngay lập tức có thể thực hiện cuộc gọi và gửi tin nhắn.

Những tính năng tiên tiến, kênh và khả năng

So với hệ thống điện thoại bàn hoặc hệ thống điện thoại ảo chỉ có giọng nói, các nền tảng giao tiếp thống nhất cung cấp một loạt các tính năng, công cụ và kênh giao tiếp tiên tiến.

Trong một bảng điều khiển duy nhất, các nhân viên UC có thể nhắn tin với đồng đội, quản lý cuộc gọi và tin nhắn thoại, truy cập vào hồ sơ khách hàng, tham gia và tạo cuộc họp video, và quản lý hàng đợi cuộc gọi.

Giám sát viên có thể theo dõi hàng đợi và hiệu suất của nhân viên, kiểm tra dữ liệu phân tích, thiết lập quy trình công việc tự động hóa và nhiều hơn nữa.

Giảm thời gian cho bộ phận IT

So với hệ thống điện thoại cục bộ, hệ thống UC đám mây giúp tiết kiệm hàng trăm giờ của bộ phận IT. Thay vì dành thời gian cài đặt máy chủ trên cơ sở, nhân viên IT có thể làm các công việc khác – quản lý máy tính, phần cứng VoIP, các bộ định tuyến và các yêu cầu kinh doanh khác.

Ngoài sự thuận tiện của việc truy cập vào tất cả các phương thức giao tiếp trong một ứng dụng duy nhất, lợi ích lớn nhất của Giao tiếp thống nhất là sự tiết kiệm về chi phí và thời gian.

Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng phổ biến

Khác với hệ thống điện thoại cố định, UC có thể tích hợp với ứng dụng bên thứ ba, cho phép đa chức năng thông qua một bảng điều khiển duy nhất. Hệ thống UC như RingCentral, Zoom và Dialpad tích hợp với hàng trăm ứng dụng bên thứ ba bao gồm CRM, thương mại điện tử, bảo mật và trung tâm liên hệ.

Khả năng này cho phép người dùng thực hiện hành động trên nhiều ứng dụng cùng một lúc, thông qua giao diện tích hợp hoặc các tác động tự động. Ví dụ, bạn có thể đặt lệnh tự động nhập dữ liệu CRM vào hệ thống UCaaS để tạo ra các hồ sơ khách hàng toàn diện.

Hỗ trợ lực lượng lao động phân tán

Hệ thống UC hỗ trợ lực lượng lao động làm việc từ xa và kết hợp, thậm chí khi phân tán trên khắp thế giới, thông qua các số điện thoại trực tiếp (DID) linh hoạt và các công cụ cộng tác nội bộ.

Số DID linh hoạt cho phép bạn sử dụng số điện thoại ảo từ khắp nơi trên thế giới, bất kể bạn đang ở đâu. Điều này có nghĩa là các thành viên nhóm dù ở bất kỳ nơi nào trên thế giới, đều có thể hoạt động từ một mã vùng duy nhất. Điều này tạo ra sự hiện diện thống nhất đối với khách hàng.

Các thành viên trong nhóm làm việc từ xa và kết hợp cũng có thể giao tiếp một cách gần gũi thông qua các công cụ cộng tác – như tin nhắn nội bộ trong nhóm, cuộc họp video kèm chia sẻ màn hình và tính năng bảng trắng.

Hiện diện kinh doanh toàn cầu

Các nhà cung cấp UC cung cấp dịch vụ gọi quốc tế và số điện thoại doanh nghiệp linh hoạt từ mã vùng khắp thế giới. Các công ty có thể sử dụng những số điện thoại dựa trên đám mây này để xác lập sự hiện diện cục bộ trong các quốc gia mới, tiếp cận khách hàng mới.

Tiết kiệm chi phí

So với hệ thống điện thoại truyền thống, hệ thống giao tiếp thống nhất tiết kiệm tiền bạc theo nhiều cách: yêu cầu phần cứng tối thiểu, không có các đường dây điện thoại không cần thiết và hàng chục tính năng tiên tiến và kênh được tích hợp vào một gói đăng ký hàng tháng cho mỗi người dùng.

Theo nghiên cứu từ Cisco và Nemertes, hệ thống UC tiết kiệm các chi phí sau đối với các công ty trung bình:

• 30-50 phút hàng ngày cho mỗi nhân viên
• 5 giờ mỗi tuần cho việc hỗ trợ IT hệ thống điện thoại
• 40 phút thời gian di chuyển của nhân viên hàng ngày
• $1,727/tháng cho điện thoại di động và cước gọi quốc tế
• $1,700 tiết kiệm hàng tháng trong chi phí đi lại của nhân viên
• Giảm 27% thời gian họp
• Giảm 24,3% chi phí IT

Cải thiện khả năng giao tiếp và cộng tác

Nhờ những tính năng giao tiếp đa kênh và những tính năng làm việc nhóm thời gian thực, UC giúp cải thiện hiệu quả làm việc, giao tiếp nội bộ và khách hàng.

Hệ thống điện thoại truyền thống chỉ nghe gọi giọng nói, những ứng dụng UC có tin nhắn tức thời, những nhóm chat, chia sẻ tải tiệu và cũng chỉnh sửa. Hội nghị video cho phép những thảo luận gần gũi, trực quan, hiệu quả hơn thông qua tương tác video và cung cấp những công cụ linh hoạt như bảng trắng, phòng nhóm

Nâng cao dịch vụ Khách hàng

Hệ thống UC cải thiện dịch vụ khách hàng: cung cấp tính linh hoạt về kênh giao tiếp, chuyển khách hàng đến nhân viên phù hợp và cho phép nhân viên cung cấp dịch vụ cá nhân hóa hơn.

Với nhiều kênh UC, khách hàng có thể liên hệ với bạn qua kênh ưa thích của họ – điện thoại, tin nhắn SMS hoặc trò chuyện trực tuyến – và nhân viên có thể khởi tạo cuộc gọi video để chia sẻ màn hình khi cần thiết. Định tuyến dựa trên kỹ năng dẫn đến việc khách hàng được hỗ trợ nhanh hơn, trong khi tích hợp CRM và hồ sơ chi tiết cung cấp cho nhân viên toàn bộ ngữ cảnh về hành trình của khách hàng. Điều này có nghĩa là khách hàng không phải đưa lại thông tin và được giải quyết các yêu cầu nhanh hơn, cải thiện trải nghiệm của họ.

Các lợi ích bổ sung của Unified Communications bao gồm:

• Thời gian giải quyết yêu cầu hỗ trợ nhanh hơn
• Cho phép làm việc từ xa
• Cung cấp lựa chọn kênh giao tiếp cho khách hàng
• Khả năng chuyển đổi mượt mà giữa các kênh giao tiếp
• Cải thiện giao tiếp nội bộ, giảm thiểu sự nhầm lẫn tốn thời gian
• Mức độ hợp tác của nhóm cao hơn gia tăng năng suất làm việc
• Giảm số phiền toái hành chính vì tất cả nhu cầu giao tiếp được quản lý bởi một nhà cung cấp duy nhất
• Cải thiện trách nhiệm trong nơi làm việc
• Cung cấp thông tin và phân tích giá trị về hành vi khách hàng và nhân viên
• Giao diện lập trình ứng dụng giao tiếp có khả năng mở rộng

Chi phí của Hệ thống Giao tiếp Thống nhất

Vì mỗi nhà cung cấp giao tiếp thống nhất cung cấp nhiều gói giá với một loạt các tính năng và kênh giao tiếp khác nhau, chi phí của một hệ thống UC thay đổi tùy theo nhà cung cấp và gói bạn chọn.

Nhìn chung, tuy nhiên, hệ thống UC có giá từ 15 đến 35 đô la mỗi tháng cho mỗi người dùng. Gần như tất cả các nhà cung cấp UC đều cung cấp các nền tảng dựa trên đám mây tính phí hàng tháng.

Thường, các nhà cung cấp thường cung cấp hai hoặc ba gói giá, mỗi gói bổ sung một bộ tính năng, kênh và vùng gọi cụ thể.

Gói Cơ bản

Gói cơ bản của một nhà cung cấp UC là gói giá rẻ nhất, thường chỉ bao gồm các tính năng VoIP cơ bản và các công cụ hợp tác giới hạn.

Gói thấp nhất thường bao gồm cuộc gọi VoIP trong nước Mỹ và Canada, tự động đáp ứng, nhóm chuông, nhật ký cuộc gọi, tin nhắn SMS và trò chuyện nhóm. Đôi khi nhà cung cấp bao gồm cuộc họp video trong gói cơ bản, với khả năng tham gia giới hạn. Với giá trung bình từ 15-20 đô la, gói này thường phù hợp cho các công ty nhỏ hoặc những người muốn chỉ sử dụng âm thanh

Gói Tiêu chuẩn

Gói trung cấp thường là sự lựa chọn tốt nhất, vì mức độ này thường bao gồm tất cả các kênh giao tiếp cốt lõi: âm thanh, tin nhắn SMS, trò chuyện nhóm và cuộc họp video hỗ trợ lên đến 200 người tham gia.

Gói Tiêu chuẩn thường bổ sung các tính năng phân tích tiên tiến, tùy chọn xếp hàng cuộc gọi, giám sát trung tâm cuộc gọi như whisper và barge, và ghi âm cuộc gọi tự động. Nếu nhà cung cấp cung cấp cuộc gọi không giới hạn đến các quốc gia ngoài Mỹ và Canada, gói này thường bao gồm phạm vi mở rộng. Với giá trung bình từ 20-30 đô la, gói này mang lại giá trị tuyệt vời cho các công ty muốn sử dụng đầy đủ chức năng của một hệ thống giao tiếp thống nhất.

Gói Nâng cao

Gói giá cao nhất bao gồm toàn bộ bộ công cụ tiên tiến của nhà cung cấp: hỗ trợ trí tuệ nhân tạo, khả năng video tối đa, tính năng bảo mật cao và lưu trữ tệp không giới hạn. Với giá trung bình từ 30-40 đô la mỗi tháng cho mỗi người dùng, gói này phù hợp nhất với các công ty Doanh nghiệp có người dùng lưu trữ một số lượng lớn tệp trong hệ thống Giao tiếp Thống nhất.

So sánh Truyền thông hợp nhất và các nền tảng hợp tác

UC và các nền tảng hợp tác có những đặc tính chung, và bổ sung lẫn nhau. Nhưng 2 giải pháp này có nhiều sự khác biệt rõ ràng

Công cụ cộng tác, như là monday.com hay Asana, thường có những tính năng sau:

• Nhắn tin nhanh
• Giao việc và dự án
• Chia sẻ file và chỉnh sửa
• Chia sẻ màn hình
• Bảng trắng trực tuyến

Dù UC và các sản phẩm hợp tác tách biệt, ở nhiều nền tảng như RingCentral MVP và Microsoft Teams – chúng được kết hợp dưới hình thức UCC (Truyền thông thống nhất và cộng tác)

Làm sao để bắt đầu với Truyền thông hợp nhất

Sau đây là 5 bước giúp Doanh nghiệp chuyển đổi qua UC.

Bước 1: Tận dụng hệ thống giao tiếp hiện tại của doanh nghiệp

Xem xét kênh giao tiếp hiện tại bạn đang sử dụng, hợp đồng với từng dịch vụ, và số lượng nhân viên sử dụng ở từng địa điểm. Xem xét băng thông đường truyền, số cuộc gọi bạn nhận được mỗi ngày, và phương thức giao thích khách hàng của bạn yêu thích. Lưu ý những tiêu chí cuộc gọi chính, như thời lượng chờ cuộc gọi và thời gian gọi trung bình.

Bước 2: Xác định nhu cầu và nỗi đau của người dùng.

Xác định xem nhân viên của bạn đang có trải nghiệm gì không tốt hay không hiệu quả. Ví dụ, họ thường phải quản lý bốn hoặc năm cùng một lúc. Nhân viên call center có thể cảm thấy áp lực với thời gian chờ đợi dài trong danh sách đợi. Nếu cuộc gọi thường xuyên đến sai nhân viên, họ thường phải mất quá nhiều thời gian để chuyển tiếp cho đồng nghiệp.

Bước 3: So sánh Các nhà cung cấp Giao tiếp Thống nhất

So sánh các nhà cung cấp Giao tiếp Thống nhất (UC) – để xác định nhà cung cấp nào cung cấp các kênh, tính năng và gói giá phù hợp với nhu cầu của bạn.

Một số nhà cung cấp UC – như OpenPhone – không cung cấp video nhưng lại cung cấp các công cụ cộng tác độc đáo. Một số nhà cung cấp hỗ trợ hàng trăm người tham gia trong các cuộc họp video có thể kéo dài lên đến 24 giờ, một số giới hạn số người tham gia trong cuộc họp video là 10 người hoặc thời gian là 45 phút.

Bước 4: Chọn một Gói dịch vụ

Mỗi nhà cung cấp thường cung cấp ba hoặc bốn gói giá cả khác nhau – tùy số lượng tính năng và kênh. Xem xét và lựa chọn gói dịch vụ đem lại giá trị tốt nhất cho công ty của bạn.

Nhiều nhà cung cấp cung cấp tùy chọn chỉ với tính năng điện thoại ở mức giá thấp nhất, với các tính năng cơ bản như IVR và hàng đợi.

Bước 5: Thêm Người dùng và Số điện thoại

Sau khi bạn đã chọn một gói dịch vụ. Bạn có thể thanh toán tháng đầu tiên và bắt đầu sử dụng, trong vòng vài phút sau khi đăng nhập vào ứng dụng. Để thực hiện cuộc gọi, mỗi người dùng cần có một số điện thoại được gán.

Người quản trị có thể chuyển số điện thoại hiện có hoặc mua số điện thoại doanh nghiệp ảo từ nhà cung cấp. Ngay người quản trị gán số điện thoại cho người dùng, họ có thể bắt đầu thực hiện cuộc gọi ngay lập tức. Từ ứng dụng trên máy tính để bàn, trình duyệt hoặc điện thoại di động của nhà cung cấp.

Cách Chọn Hệ Thống Truyền Thông Hợp Nhất

Có một số yếu tố quan trọng để đánh giá các giải pháp UC

Truyền thông hợp nhất đám mây có nghĩa là nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hệ thống của bạn trong trung tâm dữ liệu của họ. Nhà cung cấp của bạn nên cung cấp thời gian hoạt động tối thiểu bảo đảm 99.99%.

Hỏi xem công ty duy trì thời gian hoạt động đó như thế nào, cách họ thông báo cho người dùng trong trường hợp có sự cố, và thời gian phản hồi và giải quyết trung bình cho các vấn đề hệ thống.

Xem xét hợp đồng của nhà cung cấp UC, ghi chú loại bảo trì và sửa chữa mà công ty đảm trách, phần nào bạn được kỳ vọng quản lý và thanh toán riêng.

Cuối cùng, đảm bảo nền tảng tích hợp với phần mềm kinh doanh quan trọng nhất của bạn.

Các dấu hiệu bổ sung của một hệ thống Giao tiếp Thống nhất tốt:

• Tương thích với phần cứng hiện tại (tai nghe, điện thoại bàn, v.v.)
• Quá trình cài đặt
• Các tính năng Add-on sẵn có
• Đào tạo người dùng
• Ứng dụng di động tương thích và hoàn chỉnh
• Trải nghiệm người dùng tích cực
• Giao diện thân thiện với người dùng
• Dịch vụ và hỗ trợ khách hàng 24/7
• Chuyển dịch từ hệ thống hiện có của bạn sang nền tảng mới của nhà cung cấp
• Dễ sử dụng
• Tuân thủ SLA và các chuẩn bảo mật (PCI, HIPAA, GDPR, v.v.)
• Các cấu hình dịch vụ

Top những giải pháp UC hiện nay

Cùng Bảo Hành Trực Tuyến điểm qua những giải pháp Truyền thông hợp nhất tốt nhất hiện nay

Ứng dụng của Truyền thông hợp nhất theo lĩnh vực

Dưới đây là một số ngành công nghiệp khác nhau được hưởng lợi từ phần mềm Truyền thông hợp nhất:

1. Dịch Vụ Y Tế

Trong ngành y tế, giải pháp UC được sử dụng để:

• Cung cấp dịch vụ y tế từ xa và dịch vụ chăm sóc sức khỏe tuân thủ HIPAA cho bệnh nhân
• Kết hợp toàn bộ đội ngũ chăm sóc sức khỏe của bệnh nhân
• Cung cấp truy cập nhanh vào biểu mẫu bệnh nhân, hồ sơ y tế, v.v.
• Truy cập dữ liệu bệnh nhân thời gian thực từ các thiết bị chăm sóc sức khỏe IoT (bộ giám sát tim, v.v.)

2. Bán Lẻ và Thương mại điện tử

Ứng dụng Giao tiếp Thống nhất trong ngành bán lẻ và thương mại điện tử:

• Cho phép khách hàng đặt hàng, thanh toán và nhận đơn hàng qua tin nhắn SMS hoặc các kênh khác
• Cho phép khách hàng tự phục vụ hoặc dịch vụ khách hàng cá nhân hóa thông qua hệ thống điện thoại IVR
• Giúp khách hàng theo dõi vị trí hiện tại và trạng thái giao hàng của đơn hàng
• Cho phép nhân viên bán hàng trực tiếp và trực tuyến kiểm tra hàng tồn kho hiện tại hoặc sử dụng cơ sở kiến thức/wikis để cung cấp thông tin bổ sung cho khách hàng

3. Sản Xuất

Trong ngành sản xuất, dịch vụ Giao tiếp Thống nhất dựa trên đám mây giúp:

• Cải thiện quy trình quản lý chuỗi cung ứng bằng cách cho phép các nhà cung cấp, nhà cung ứng, nhà phân phối, v.v. giao tiếp với nhau
• Thông báo cho toàn bộ nhóm/phòng ban trong trường hợp có sự cố cơ khí, chậm trễ giao hàng, v.v.
• Cập nhật về sản xuất và vận chuyển
• Làm việc với các nhóm để cải thiện quy trình kinh doanh và quy trình phát triển sản phẩm

4. Giáo Dục

Trong lĩnh vực giáo dục, Giao tiếp Thống nhất được sử dụng để:

• Nhắn tin tức thời cho toàn bộ khuôn viên trong trường hợp khẩn cấp
• Kết nối giảng viên và các phòng ban để phối hợp tổ chức sự kiện, thảo luận tiến trình học tập của sinh viên, phát triển chương trình học, v.v.
• Cập nhật sinh viên về bài tập, điểm số, lịch học, chương trình giảng dạy, v.v.
• Cung cấp cho sinh viên trải nghiệm lớp học trực tuyến hoàn chỉnh

5. Dịch Vụ Tại Nhà

Với các nhà cung cấp dịch vụ tại nhà như chuyên gia diệt côn trùng, nhân viên cảnh quan, thợ sửa ống nước hoặc điện, hệ thống Giao tiếp Thống nhất có thể:

• Cho phép khách hàng đặt, đổi lịch, hủy hoặc nhận thông báo về các cuộc hẹn sắp tới
• Đơn giản hóa quá trình lập lịch kỹ thuật viên để đảm bảo các kỹ thuật viên không quá tải trong khi các kỹ thuật viên khác bị bỏ qua
• Cung cấp một kênh liên lạc trực tiếp giữa kỹ thuật viên và chủ nhà mà không làm lộ số điện thoại
• Gửi cuộc khảo sát cho khách hàng và thu thập phản hồi

Giải pháp UC Có Phù Hợp Với Doanh Nghiệp Của Bạn Không?

Nhìn chung, Giao tiếp Thống nhất phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp. Các giải pháp Giao tiếp Thống nhất đem lại nhiều lợi ích cho Doanh nghiệp hơn các công cụ giao tiếp truyền thống bởi vì bao gồm tất cả trong một. Tuy nhiên, việc chuyển sang một giải pháp mới mà không có sự đào tạo đúng có thể trở thành một công thức cho thảm họa.

Trước khi đầu tư, doanh nghiệp của bạn nên xem xét kỹ lưỡng cách đội ngũ và đại diện của bạn hiện tại giao tiếp như thế nào, chi phí liên quan đến các giải pháp hiện có, và lợi ích tiềm năng mà một giải pháp mới có thể mang lại.

Nếu bạn quyết định rằng doanh nghiệp của bạn có thể không cần một nền tảng Giao tiếp Thống nhất đầy đủ, bạn có thể xem xét một giải pháp VoIP doanh nghiệp cơ bản hơn hoặc hệ thống PBX được lưu trữ.